Ce mois-ci, L’InsPo vous invite à découvrir Alexandra, une gardienne discrète mais dont son rôle est essentiel pour faire vivre la mémoire de notre IEP.
Lundi 13 janvier, 14h. Nous rencontrons Alexandra Bellot, archiviste de Sciences Po Bordeaux depuis 2020. Rigueur et passion sont au cœur de sa mission : préserver l’histoire de l’institution.
Jeudi 16 janvier, 13h30. Changement de décor : direction les sous-sols. Un véritable labyrinthe abrite une pièce où des milliers de documents papier sont soigneusement classés et protégés.
De l’ENM à Sciences Po Bordeaux : l’histoire d’une archiviste
Arrivée en 2020 à l’IEP suite à une création de poste, Alexandra devient la toute première archiviste de l’établissement. C’est presque par hasard qu’elle se tourne vers le métier singulier de la conservation.
Après un doctorat en histoire de l’art, vient la question de l’après : “Je ne me dirigeais pas vers l’enseignement ni la recherche, et le métier des archives m’intéressait beaucoup. Forcément, en préparant ma thèse j’ai passé de longues heures à décrypter, analyser toutes sortes d’archives”, confie-t-elle. On lui recommande alors le diplôme d’archiviste proposé par l’Université de Poitiers : “Je me suis dit, pourquoi pas ? J’avais fait un stage passionnant à la bibliothèque de la Comédie-Française, et je me voyais bien travailler dans cet univers.”
En 2017, Alexandra arrive à Bordeaux pour effectuer son dernier stage à l’École Nationale de la Magistrature. Ce stage se transforme rapidement en un premier poste en tant que chargée de mission archives. Pendant deux ans, elle assure la gestion des fonds archivistiques en plus d’organiser les célébrations des 60 ans de l’école. Par le bouche-à-oreille, elle apprend qu’un poste d’archiviste est en préparation à l’IEP. Lorsque l’offre paraît, elle saisit l’opportunité sans hésiter et décroche le poste.
50 ans d’archives : ce que deviennent nos dossiers étudiants
Lorsque l’on évoque le terme “archives”, on imagine souvent des piles de vieux papiers poussiéreux et oubliés. Pourtant, tous les documents produits par l’établissement, qu’ils soient papiers ou numériques, deviennent des archives. Comme le souligne Alexandra : « Les archives sont publiques, inaliénables et imprescriptibles.” En d’autres termes, on ne peut ni les vendre ni les détruire sans respecter des procédures définies.
Mais leur durée de vie varie : “les dossiers étudiants, par exemple, c’est 50 ans, les documents financiers 10 ans, et ceux du personnel jusqu’à 80 ans” précise-t-elle. Une fois ces délais écoulés, deux principales options s’offrent à l’établissement : détruire les documents de façon sécurisée, ou les transférer aux archives départementales notamment s’ils revêtent un intérêt historique.
Cette conservation n’est pas qu’une question de tradition : « Les archives permettent à l’établissement de justifier ses actions, » explique Alexandra. Elles peuvent notamment aider un ancien étudiant à prouver qu’il a bien étudié à l’IEP ou à un agent de valider ses droits à la retraite. Toutefois, l’accès au local des archives est limité et protégé : “Généralement, il n’y a que moi qui fais les recherches d’archives,” témoigne Alexandra.
Papiers, Pixels et Pandémie : comment le numérique redéfinit les archives ?
Conserver ces documents n’est pas sans défis. Le passage du papier au numérique, amplifié par la pandémie, a changé la gestion des archives. « Les documents que nous produisons aujourd’hui seront le patrimoine de demain, » affirme Alexandra. Avec le numérique, l’archiviste ne se contente plus de gérer des documents physiques : “On s’intéresse à qui l’a créé, quand, pourquoi », ajoute-t-elle.
Face à ces enjeux, un outil clé a émergé : le logiciel Élise, mis en place depuis 2021. Il permet de suivre chaque document numérique, de sa création à son archivage. « Un devis créé aujourd’hui peut être programmé pour être conservé 10 ans » témoigne Alexandra. Ce système a permis de gérer plus de 16 000 documents numériques, simplifiant et automatisant leur gestion.
Pourtant, malgré la transition numérique, « il y a toujours autant de papier, » note Alexandra.
Les défis de la conservation : entre température, risques et précautions
Au sous-sol, tout est millimétré. La température doit rester entre 16 et 23 degrés et le taux d’humidité ne doit pas dépasser les 55%. Pourtant, le papier n’est pas à l’abri de dégradations. Il y a quelques années, un dégât des eaux avait déjà endommagé certains documents : “Comme certaines étaient mal entreposées, elles ont pris l’eau” explique Alexandra. Et le problème de place, c’est un peu la bête noire du métier.
Conservées dans ce que l’on appelle des “magasins”, les archives s’entassent vite. Tout se calcule en mètres linéaires, à savoir un mètre sur une étagère. Le maximum étant 700, parfois, la place manque : “Au départ, il y avait des rayonnages réservés par service. Au bout d’un moment, ça a été un peu la guerre. Quand un rayonnage était plein, il grignotait sur un autre service.”
Heureusement, des destructions sont régulièrement programmées mais la procédure est très encadrée : “Il faut toujours se référer au code du patrimoine”, assure l’archiviste. La conservation suit elle aussi des règles strictes. Fini les trombones et pochettes, le plastique est à bannir, “ça va coller au document, et finit par le détériorer.” Pour les archives numériques, la procédure peut paraître plus simple. “Notre logiciel permet de programmer les durées de conservation pour chaque document, mais elle est soumise au même cadre réglementaire que pour les archives papiers” assure Alexandra, avant d’ajouter : “Le document ne doit pas être supprimé en un clic !”
Souvent dans l’ombre, des professionnels comme Alexandra Bellot assurent avec rigueur la préservation d’une mémoire collective, entre passé et futur, tout en relevant les défis numériques de demain.
L'InsPo 
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